Het kritieke besluit: wat bepaalt echt de voortgang van je project?

Activiteit is geen voortgang

Overleggen vinden plaats, acties worden afgesloten, documenten worden opgeleverd en planningen worden bijgewerkt. Op papier gebeurt er van alles. Toch kan één openstaand besluit ander werk blokkeren.

Het project stopt niet. Mensen gaan verder met wat wél kan. Daardoor blijft activiteit zichtbaar, terwijl een bepalend vraagstuk blijft liggen. In complexe projecten zie ik dat patroon regelmatig terug. Beweging kan stilstand verbergen.

Wat het onderzoek laat zien

Onderzoek onder 91 professionals in megaprojecten in Saudi-Arabië wijst op vertraagde besluitvorming, vooral aan de kant van de opdrachtgever, als een belangrijke belemmering voor de uitvoering (Khahro et al., 2023). Uitstel kan bijdragen aan langere doorlooptijden, hogere kosten en kwaliteitsproblemen. Het onderzoek noemt vier factoren: technische expertise, documentatie, leiderschap en coördinatie.

Vroege besluiten kunnen lang doorwerken. Aan de voorkant van een project worden fundamentele keuzes gemaakt, terwijl de onzekerheid nog groot is. Studies naar grote publieke investeringsprojecten beschrijven een paradox: het grootste deel van de planningsinspanning gaat naar gedetailleerde planning en engineering, terwijl vroeg in het traject te weinig wordt besteed aan het vinden van de juiste conceptuele oplossing (Samset & Volden, 2016). Een goede uitvoering compenseert een zwakke keuze aan de voorkant niet vanzelf.

Drie vragen bij een kritiek besluit

Niet ieder openstaand besluit vertraagt een project. Een besluit wordt kritiek wanneer ander werk of andere keuzes ervan afhankelijk zijn.

1. Afhankelijkheid: wat kan niet verder zolang het besluit openstaat?
2. Mandaat: wie mag het besluit daadwerkelijk nemen?
3. Besluitrijpheid: is er genoeg informatie om verantwoord te besluiten?

Welk besluit bepaalt op dit moment de werkelijke voortgang?

Beweging

• Overleggen
• Acties
• Documenten
• Planningen

Openstaand besluit

Stilstand

• Ander werk
• Andere keuzes

1. Afhankelijkheid

   Wat kan niet verder zolang het besluit openstaat?

2. Mandaat

   Wie mag het besluit daadwerkelijk nemen?

3. Besluitrijpheid

   Is er genoeg informatie om verantwoord te besluiten?

Goede besluitvorming moet je organiseren

Dat maakt besluitvorming voor mij meer dan een onderdeel van projectmanagement. Het raakt aan governance. Governance is iets anders dan management: governance bepaalt het kader, management beslist daarbinnen (Too & Weaver, 2014).

In een analyse van 157 projectbesluiten bleek dat governance-informatie de beslisser vaak niet consistent bereikt. Gebeurde dat wel, dan was de kans dat het besluit aansloot bij de governance van de organisatie 16,5 keer zo groot (Ferrer et al., 2021).

Vier vragen horen daarbij: wie heeft het mandaat, welke informatie bereikt de beslisser, wanneer escaleren we, en wie bewaakt de gevolgen van uitstel?

Alertech BeslismodelVan drukte naar voortgangWat moet op orde zijn voordat activiteit voortgang wordt?

BewegingOverleg · Documenten · Acties · Planningen · Onderzoek · Ontwerpvarianten

1. InformatieAanwezigWeten we genoeg om verantwoord te kiezen?
2. AfwegingAanwezigZijn belangen en risico’s expliciet gewogen?
3. MandaatOntbreektIs duidelijk wie mag en moet kiezen?
4. BesluitOpenGenomen en vastgelegd?

Uitvoering · staat stilOntwerp · Contract · Planning · Uitvoering · Beheer

Veel activiteit vóór een besluit is nog geen voortgang ná dat besluit.

Stuur op wat besloten moet worden

Stuur niet alleen op wat gedaan is. Naast de vraag of we op schema liggen, hoort in elk overleg ook deze thuis: welke besluiten bepalen op dit moment onze werkelijke voortgang?

Daar zie ik mijn werk in: afhankelijkheden zichtbaar maken, besluitvorming organiseren en techniek, organisatie en verantwoordelijkheid op het juiste moment bij elkaar brengen.